На борьбу с «медленными» компьютерами работники тратят 19 дней каждый год
Несовершенная инфраструктура снижает эффективность работы в офисах. Медленные компьютеры, устаревшая офисная техника и неустойчивый доступ в интернет заставляют работников тратить время впустую, причем больше, чем кажется. Работодатели, которые заинтересованы в высокой производительности труда, должны серьезно пересмотреть расходы на инфраструктуру в офисе.
Ожидание – враг офисного работника
Согласно опросу, проведенному компанией Sharp, в среднем работник тратит впустую 19 дней в году из-за неэффективной работы офисной техники. Основные причины вынужденного простоя: медленное включение техники, нелогичная система хранения файлов и плохое управление документами.
В среднем, из-за непонятного принципа хранения важных документов работники тратят 12 минут и 51 секунду в день на поиск нужного файла и еще 9 минут и 22 секунды на поиск изображений на сервере. Медленно работающие принтеры отнимают еще около 15 минут в день. В итоге, средний сотрудник напрасно тратит около 40 минут в день, или 13-14 часов рабочего времени в месяц.
Тенденция по переходу офисов к облачным технологиям предъявляет еще более строгие требования к качеству офисного оборудования. Нестабильный доступ в интернет, нехватка оперативной памяти могут существенно тормозить работу, вести к срыву сроков исполнения, что в конечном итоге приносит убытки компании.
Опрос Sharp среди 6000 европейских офисных работников показал, что около половины сотрудников компаний считают медленные компьютеры фактором, ограничивающим производительность труда. При этом 38% отметили, что использование современных технологий, напротив, отлично мотивирует.
Аутсорсинг как решение проблемы: мнение эксперта
Директор компании-поставщика ИТ-услуг «Наше Агентство Сервиса» Никита Репин считает, что несовершенная офисная ИТ-инфраструктура не только демотивирует офисный персонал, но и повышает стоимость бизнес-процессов или даже ведет к их остановке. Аутсорсинг в широком его понимании, а не только в сфере ИТ, решает эти проблемы. Он обеспечивает бесперебойность бизнес-процессов, повышает уровень удовлетворенности персонала и клиентов компании.
«В настоящее время существуют решения, которые позволяют заказчикам не тратить время на борьбу с неэффективно работающим ИТ-оборудованием, – отметил Никита Репин. — Например, это такие услуги как «печать как сервис» или «рабочее место как сервис». Они избавляют клиента от необходимости вести закупки, модернизацию и обслуживание оборудования. Всем этим, в рамках предоставляемой услуги, занимается сервисная компания, которая обеспечивает наличие и функциональную пригодность требуемого офисного оборудования».
Пора выбрасывать старую технику?
Несмотря на то, что производители программного обеспечения и техники регулярно выпускают новые версии программ и более современное оборудование, офисы не успевают за этими обновлениями. Согласно данным, собранным Spiceworks, каждый восьмой бизнес-ноутбук и настольный ПК по всему миру по-прежнему используют операционную систему Windows XP, которая была представлена в 2001 г. и поддержку которой Microsoft прекратила в 2014 г. Устаревшие операционные системы не отвечают современным требованиям и зачастую не могут обеспечить бесперебойный доступ к облачным данным.
То же касается и компьютерного оборудования: в офисах можно встретить устройства, которым более пяти и даже десяти лет. Такая техника часто не может корректно работать с большими файлами, открывать сразу несколько приложений или поддерживать новое ПО и облачные сервисы. Как результат, вместо решения проблем, работники подолгу тратят время впустую, ожидая «оживления» своего компьютера и отвлекая ИТ-специалистов.
Приоритетные траты
Когда речь идет о повышении эффективности, работодатели в первую очередь думают о финансовой мотивации лучших сотрудников. Однако невнимательное отношение к качеству инфраструктуры приводит к тому, что квалифицированные дорогостоящие работники тратят ценное время, борясь с медленным компьютером.
В сознании многих работодателей еще не укоренилась мысль о том, что своевременное обновление компьютерной техники и программного обеспечения — это инвестиция, которая напрямую влияет на качество работы.
По мнению Никиты Репина, эффективность — один из основных показателей успешности бизнеса: «Если говорить непосредственно об офисном ИТ-аутсорсинге, то очевидно, что простои оборудования могут привести к серьезным потерям в бизнесе. К примеру, из-за проблем с печатающим оборудованием на точке выпуска продукции может пропасть партия своевременно не отгруженных скоропортящихся продуктов, а из-за неработающего компьютера у кредитного инспектора, банк может не предоставить вовремя выгодный кредит. Поэтому, как эксперт в области ИТ-аутсорсинга, я настоятельно рекомендую использовать данный инструмент для повышения эффективности бизнеса».
